[Seri GSA #4] Proposal yang Mengubah Segalanya: Menyelenggarakan Seminar 200 Peserta di Tengah Masa Libur Kampus
Setelah berhasil melewati berbagai tantangan sebagai Google Student Ambassador—mulai dari membuat konten selama 17 minggu, menyelenggarakan empat event dalam sehari, hingga berhasil masuk sebagai Top 50 Achiever—saya mengira tantangan terbesar sudah terlewati.
Ternyata saya salah.
Masih ada satu tahap terakhir yang menjadi impian banyak Google Student Ambassador, yaitu Tier Trailblazer.
Trailblazer merupakan tier tertinggi dalam program Google Student Ambassador. Dari sekitar 200 peserta Achiever, hanya 40 proposal terbaik yang akan dipilih untuk menyelenggarakan sebuah acara berskala besar dengan target minimal 100 peserta. Bagi saya, kesempatan ini bukan sekadar tentang naik satu tingkat lagi, tetapi kesempatan untuk menciptakan dampak yang lebih luas bagi mahasiswa di kampus.
Ketika menerima kabar bahwa proposal yang saya ajukan dinyatakan lolos, saya merasa sangat bersyukur sekaligus gugup.
Karena setelah euforia itu selesai, saya langsung menyadari satu hal.
Tantangan sesungguhnya baru saja dimulai.
Waktu Persiapan Kurang dari Dua Minggu
Pengumuman kelolosan proposal diumumkan pada 13 Juli, sementara seluruh rangkaian acara harus selesai dilaksanakan sebelum akhir bulan.
Saya memilih 25 Juli sebagai hari pelaksanaan.
Artinya, saya hanya memiliki waktu kurang dari dua minggu untuk merancang, mempersiapkan, mempromosikan, hingga mengeksekusi sebuah seminar berskala besar.
Di atas kertas, dua minggu mungkin masih terdengar cukup.
Namun kenyataannya tidak sesederhana itu.Saat itu Universitas Pamulang sedang memasuki masa libur semester. Aktivitas perkuliahan berhenti sementara, sehingga suasana kampus jauh lebih sepi dibanding biasanya. Mengumpulkan seratus mahasiswa dalam kondisi tersebut terasa seperti tantangan yang sangat berat.
Di waktu yang bersamaan, saya juga sedang menghadapi masa yang cukup krusial sebagai mahasiswa.
Sidang Kerja Praktik sudah di depan mata. Ujian Akhir Semester juga harus dipersiapkan. Belum lagi tanggung jawab sebagai karyawan full-time yang tetap harus saya jalankan setiap hari.
Jujur, ada beberapa malam ketika saya bertanya pada diri sendiri,
"Apa saya sanggup menjalankan semuanya sekaligus?"
Namun seperti perjalanan-perjalanan sebelumnya, saya memilih untuk tidak terlalu lama memikirkan keraguan.
Saya mulai mencari solusi.
Membangun Tim dari Nol
Hal pertama yang saya lakukan adalah menemui dosen pembimbing dan berdiskusi mengenai kemungkinan menyelenggarakan acara di kampus selama masa libur.
Syukurnya, saya mendapatkan dukungan yang sangat baik.
Saya kemudian mengajak 10 orang anggota Himpunan Mahasiswa Program Studi untuk bergabung sebagai panitia inti. Selain itu, dua rekan sesama Google Student Ambassador juga ikut membantu proses persiapan.
Total ada 13 orang yang akhirnya menjadi tim penyelenggara.
Di dalam tim tersebut, saya dipercaya menjadi Ketua Pelaksana sekaligus narasumber utama yang akan membawakan materi pada hari pelaksanaan.
Tanggung jawabnya tentu tidak sedikit.
Saya harus memastikan seluruh divisi berjalan sesuai tugasnya, berkomunikasi dengan pihak kampus, menyusun konsep acara, mengatur timeline, hingga tetap menyiapkan materi presentasi yang akan dibawakan di depan ratusan peserta.
Ketika Poster Menjawab Semua Kekhawatiran
Kami sepakat membuat konsep yang sedikit berbeda dibanding seminar pada umumnya.
Acara ini tidak hanya berisi sesi seminar, tetapi juga workshop praktik langsung, sehingga peserta tidak hanya mendengarkan materi, tetapi juga dapat mencoba berbagai tools AI yang dipelajari selama kegiatan berlangsung.
Harapannya sederhana.
Peserta pulang bukan hanya membawa catatan, tetapi juga pengalaman yang bisa langsung diterapkan.
Setelah seluruh persiapan selesai, poster resmi dipublikasikan melalui akun Instagram Program Studi pada 16 Juli.
Saya masih ingat bagaimana perasaan saya saat itu.
Deg-degan.
Bukan karena takut acara gagal, tetapi karena benar-benar tidak tahu apakah masih ada mahasiswa yang bersedia datang ke kampus saat sedang menikmati liburan semester.
Namun ternyata, kekhawatiran tersebut langsung terjawab.
Tidak sampai satu jam setelah poster dipublikasikan, 100 kuota peserta langsung penuh.
Saya berkali-kali membuka Google Form karena tidak percaya dengan angka yang terus bertambah.
Melihat antusiasme yang begitu besar, kami berdiskusi dengan pihak kampus dan akhirnya memutuskan membuka gelombang kedua.
Target peserta pun dinaikkan menjadi 200 orang.
Keesokan harinya, pendaftaran kembali dibuka.
Dan sesuatu yang lebih mengejutkan kembali terjadi.
Seratus kuota tambahan habis hanya dalam waktu sekitar 20 menit.
Saat melihat angka tersebut, saya benar-benar terdiam.
Di tengah masa libur kampus, ternyata begitu banyak mahasiswa yang tetap memiliki semangat belajar dan ingin mengenal teknologi AI lebih jauh.
Momen itu menjadi salah satu pengalaman yang paling berkesan selama saya mengikuti program Google Student Ambassador.
Hari yang Tidak Akan Saya Lupakan
Tanggal 25 Juli akhirnya tiba.
Seluruh panitia datang lebih awal untuk memastikan setiap detail berjalan sesuai rencana.
Mulai dari registrasi peserta, pengecekan proyektor, konsumsi, merchandise, doorprize berupa smartwatch dan saldo e-wallet, hingga memastikan seluruh rangkaian acara siap dimulai.
Ruangan yang sebelumnya hanya saya lihat dalam kondisi kosong kini dipenuhi oleh sekitar 200 peserta.
Melihat seluruh kursi terisi penuh memberikan perasaan yang sulit dijelaskan.
Semua rasa lelah selama dua minggu terakhir terasa terbayarkan.
Sebagai narasumber, saya membawakan materi sekaligus memandu workshop praktik secara langsung. Suasana berlangsung sangat interaktif. Banyak peserta aktif bertanya, mencoba fitur-fitur AI yang diperkenalkan, bahkan berdiskusi mengenai bagaimana teknologi tersebut dapat membantu perkuliahan maupun dunia kerja.Kebahagiaan saya semakin lengkap ketika Tim Google Indonesia hadir secara langsung untuk melakukan observasi dan melihat jalannya acara.
Selain itu, Ketua Program Studi, bagian Kemahasiswaan, serta beberapa dosen juga memberikan apresiasi atas pelaksanaan seminar yang berjalan dengan baik.
Banyak peserta menyampaikan bahwa materi yang diberikan sangat aplikatif, mudah dipahami, dan membuka wawasan baru mengenai pemanfaatan AI secara bertanggung jawab.
Bagi saya, testimoni tersebut jauh lebih berharga daripada angka peserta yang berhasil dicapai.
Perjalanan yang Mengubah Cara Saya Melihat Diri Sendiri
Ketika mengingat kembali seluruh prosesnya—mulai dari menyusun proposal, mengurus berbagai perizinan, membentuk panitia, mendesain materi promosi, menyiapkan hadiah, hingga akhirnya berdiri di depan ratusan mahasiswa—saya menyadari bahwa perjalanan ini bukan hanya tentang menyelenggarakan sebuah seminar.
Perjalanan ini mengubah cara saya memandang kemampuan diri sendiri.
Saya belajar bahwa keterbatasan waktu, kesibukan pekerjaan, maupun tekanan akademik tidak selalu menjadi alasan untuk berhenti mencoba. Selama kita memiliki tujuan yang jelas, tim yang saling mendukung, dan kemauan untuk terus mencari solusi, banyak hal yang awalnya terasa mustahil ternyata dapat diwujudkan.
Program Google Student Ambassador telah memberikan saya jauh lebih dari sekadar pengalaman organisasi. Program ini mengajarkan keberanian untuk memimpin, kemampuan berkolaborasi, dan keyakinan bahwa dampak yang besar selalu dimulai dari langkah pertama yang berani diambil.
✨ Perjalanan ini belum berakhir.
Masih ada satu cerita terakhir yang akan saya bagikan, yaitu momen ketika seluruh perjuangan selama berbulan-bulan akhirnya bermuara pada Graduation Google Student Ambassador di bulan Agustus. Mulai dari bertemu kembali dengan teman-teman GSA dari berbagai daerah, mengikuti rangkaian penutupan program, hingga merefleksikan perjalanan dari seorang mahasiswa yang penuh keraguan menjadi seseorang yang berhasil menyelesaikan seluruh tahapan program.



.jpeg)